Richtige Darstellung von Prozessen

In heutigen Unternehmen wird oft von Prozessorientierung, Ablauforganisation, Prozessbeschreibungen oder Arbeitsanweisungen gesprochen. Zertifizierungsnormen wie die DIN EN ISO 9001:2008 fordern Prozesslandschaften als Basis für das unternehmerische Handeln.

Doch was genau sind Prozesse?

Prinzipiell sind Prozesse Vorgänge, bei denen Eingangsgrößen in Ausgangsgrößen umgewandelt werden. Zum Beispiel wandelt der Prozess "Mechanische Bearbeitung" die Eingangsgröße Rohmaterial unter Berücksichtigung von Spezifikationen wie zum Beispiel einem Arbeitsplan in die Ausgangsgröße "bearbeitetes Teil" um. Innerhalb von Prozessen können dabei Materialien, Energie oder Informationen umgewandelt werden.

Da ich hier im Lieferantenmanagement- Blog noch oft über Prozesse schreiben werde, möchte ich im heutigen Artikel erklären, welche Darstellungsformen ich dafür am geeignetsten halte. 

Allgemeines zur Darstellung von Prozessen

Um bei den komplexen Zusammenhängen in Unternehmen möglichst effektiv und effizient arbeiten zu können, müssen die Prozesse und Schnittstellen beschrieben sein.
Innerhalb der Prozessbeschreibungen sollten folgende Dinge beschrieben sein:

  • Startpunkt
  • benötigte Eingangsgrößen
  • notwendige Schritte bei der Bearbeitung
  • Entscheidungen
  • Schnittstellen, zu anderen Prozessen
  • Endpunkt

Wichtig dabei ist, dass sowohl die benötigten Eingangsgrößen, die jeweiligen Verantwortlichen für den Schritt als auch die Ausgangsgrößen definiert sind.

Welche Form der Darstellung sollte gewählt werden?

Häufig wird bei der Darstellung von Prozessen von Arbeitsanweisungen und Prozessbeschreibungen gesprochen. Auch andere Bezeichnungen können in Unternehmen gebräuchlich sein.

Die Prozessbeschreibung

Von einer Prozessbeschreibung spricht man, wenn ein Prozess über Bereichsgrenzen hinweg dargestellt werden soll. Dabei wird die Prozessbeschreibung oft mit dem Flussdiagramm oder Ablaufdiagramm gleichgesetzt, was meiner Meinung nach aber nicht ausreichend ist.

Die Arbeitsanweisung

Eine Arbeitsanweisung wird benutzt, wenn die zu beschreibende Aufgabe an einem einzelnen Arbeitsplatz beziehungsweise von einer einzelnen Person durchgeführt wird. Arbeitsanweisungen sind oftmals verbale Beschreibungen des Ablaufs und können Bilder (z.B. Screenshots) beinhalten.

Dabei können konkrete Arbeitsanweisungen die Schritte der Prozessbeschreibung detaillieren.

Kombination aus Prozessbeschreibung und Arbeitsanweisung

Ich halte es für sinnvoll, beide Darstellungstypen zu kombinieren. Dazu werden die Schritte der Prozessbeschreibung einfach von 1. Start bis n. Ende durchnummeriert und unterhalb des Flussdiagramms in einer Tabelle verbal beschrieben und detailliert.
Damit wird viel Aufwand bei der Erstellung der Dokumente gespart und durch die detailliertere Beschreibung der einzelnen Schritte innerhalb der Prozessbeschreibung werden Fehler bei der Ausführung vermieden.

Die Elemente einer Prozessbeschreibung

Start und Ende des Prozesses

Startpunkt des Prozesses

Eine Prozessbeschreibung muss natürlich einen definierten Startpunkt aufweisen, um den Prozess von anderen Vorgängen abzugrenzen. An dieser Stelle muss klar definiert werden, unter welchen Voraussetzungen der Prozess startet.
Das gleiche gilt für den Endpunkt eines Prozesses. Auch hier muss genau beschrieben werden, welche Bedingungen erfüllt sein müssen, damit der Prozess abgeschlossen ist.

Der ProzessschrittProzessschritt

Um den Ablauf des Prozesses richtig darzustellen, sollten alle wichtigen Prozessschritte im Flussdiagramm vorhanden sein. Bei einem Prozessschritt sollte genau definiert sein, was in diesem Schritt genau durchgeführt werden muss und wer dafür verantwortlich ist.
Sinnvoll ist es bei der Wahl der Verantwortlichen, Funktionen aus vorhandenen Organigrammen an Stelle konkreter Namen zu verwenden. Der Änderungsaufwand wird dadurch stark minimiert.

Für den Prozessschritt wird das Rechteck als Symbol verwendet.

Die EntscheidungEntscheidung

In Prozessen müssen natürlich auch Entscheidungen getroffen werden. Damit der beschriebene Prozess einfach gehalten wird, sollten diese Entscheidungen als Fragen definiert sein, die nur Ja oder Nein als Antwort zu lassen.
Größere Verzweigungen und Schleifen innerhalb des Prozesses können so vermieden werden.

Das für Entscheidungen verwendete Symbol ist die Raute.

Der ProzessverbinderVerbinder zu einem weiteren Prozess

Es ist sehr unwahrscheinlich, dass Prozesse autark sind, also ohne Schnittstellen zu anderen Prozessen existieren können. Um diese Schnittstellen genau zu beschreiben, wird der Prozessverbinder benutzt. Dabei wird definiert, an welcher Stelle der nächste Prozess startet und ggf. wieder zurück in den eigenen Prozess führt. Aus allen Verbindungen der Prozesse entsteht übrigens die weiter oben angesprochene Prozesslandschaft.

Material und DokumenteSymbol für Dokument

Wie bei den Prozessschritten werden auch die Eingangs- und Ausgangsgrößen über Symbole dargestellt. Für Material beziehungsweise Dokumente wird dabei das geschnittene Rechteck verwendet. Innerhalb des Symbols sollte dann auch die Material- oder Dokumentnummer verwendet werden, um eine genaue Zuordnung zu ermöglichen.

Maschinen, Datenbanken oder SoftwareSymbol für Datenbank

Auch Maswchinen, Datenbanken oder allgemein benutzte Software sollte als Eingangs- oder Ausgangsgröße dargestellt werden. Dazu kann man den Zylinder als Symbol verwenden. Ähnlich wie bei Dokumenten sollte die Mashcinennummer oder Name der Software eingetragen werden.

Das FlussdiagrammFlussdiagramm eines einfachen Prozesses

Mit diesen Symbolen kann nun ein Flussdiagramm des Prozesses erstellt werden, welches die Eingaben, Schritte und Ausgaben darstellt. Ein Beispiel für das Flussdiagramm eines einfachen Prozesses ist hier dargestellt.

Dabei stehen die Eingangsgrößen auf der linken Seite, die Ausgangsgrößen auf der rechten Seite des Flussdiagramms.

Zusammenfassung

Um die komplexen Vorgänge in Unternehmen zu beherrschen sollten Prozesse beschrieben werden. Dazu können entweder Prozessbeschreibungen, Arbeitsanweisungen oder eine Kombination aus beidem benutzt werden.
Um die beschriebenen Prozesse leicht verständlich zu halten kann dabei eine einfache Darstellung aus Startpunkt, Prozessschritten, Entscheidungen und Verbindern benutzt werden.

Ich werde hier im Lieferantenmanagement- Blog allerdings oft nur grobe Flussdiagramme nutzen, denn die konkrete Umsetzung von Prozessen ist für jedes Unternehmen unterschiedlich und hängt von den jeweiligen Gegebenheiten ab.

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